Уже не потрібно друкувати документи, відправляти їх поштою та чекати тижнями свій екземпляр та оплату послуг. Є зручніший та ефективніший спосіб підписання документів — в електронному вигляді. Так, і це законно вже більше десяти років!
Як отримати цифровий підпис, якими сервісами користуватися і що показувати податковій, пояснює юридичний інженер Опендатабот і співзасновник Bot&Partners Микита Підгайний.
Як перейти на електронний документообіг?
Електронний документообіг підходить і дизайнерам, у яких мало клієнтів, і тим, у кого проєктів багато. Останнім не потрібно буде переводити в електронний формат уже накопичені документи.
Перше, що потрібно, — оформити електронний цифровий підпис (ЕЦП). Будь-який документ, на який накладено ЕЦП, має таку саму юридичну силу, як і документ з вашим власноручним підписом. Простою мовою — це електронна заміна вашого підпису від руки.
Як отримати електронний цифровий підпис і де його зберігати?
Електронно-цифровий підпис можна оформити:
- Через Приват24, якщо ви є клієнтом Приватбанку. Це займе хвилин п’ять.
- Або у будь-якому акредитованому центрі сертифікації ключів (АЦСК). Вони є в податкових.
Зберігати свій електронний цифровий підпис з технічної точки зору можна на комп’ютері чи на флешці. Однак найбезпечніший варіант — користуватися спеціальним захищеним носієм, що не дозволить нікому скопіювати вашу інформацію та ЕЦП.
Ваш ЕЦП захищений паролем, тому ним зможе скористатися будь-яка людина, яка знає цей пароль. Це як з банківською картою — зняти гроші ви можете з карткою та паролем. Тому до свого ЕЦП варто ставитися так, як і до іншої особистої секретної інформації.
Як підписати перший документ?
Коли ви вже отримали ЕЦП, потрібно вибрати систему електронного документообігу. Ми у Bot&Partners користуємося двома сервісами, на яких можна захищено підписувати, обробляти та зберігати електронні документи:
- Вчасно — найпростіша і найзручніша система для роботи з електронними документами. Здебільшого користуємося саме ним.
- Paperless — не менш зручний та надійний сервіс для компаній і підприємців з обміну документами в електронній формі між собою. Ним користуємось на запит клієнта.
Принцип підписання один: усе, що потрібно — це просто перейти на один із сайтів, завантажити документ і підписати своїм ЕЦП. Далі він автоматично відправляється клієнту. Після другого підпису документ набирає повну юридичну силу, тотожну паперовому. Тобто — стає оригіналом.
Де зберігати документи?
Документи в електронному вигляді зберігаються в системі, яку ви обираєте для роботи. Доступ до них у вас буде 24/7. Крім того, для надійності можна експортувати документи собі на Google Диск чи на будь-яке інше сховище.
Найпопулярніші міфи навколо електронного документообігу
«А це законно?»
Здебільшого виникають сумніви щодо законності та безпеки використання ЕЦП, а дарма. Електронний документообіг дозволений українським законодавством уже 16 років і регулюється законами «Про електронні довірчі послуги» та «Про електронні документи та електронний документообіг».
«А що показати податковій?»
У разі будь-якої перевірки з боку державних органів ви можете представити електронний документ. Він не втрачає юридичної сили тільки через те, що електронний (ст. 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»). Крім того, якщо захочете, завжди зможете роздрукувати потрібні документи.
«Однаково потім друкувати»
Електронний документообіг якраз і створений для того, щоб не друкувати ці ж самі документи. Законодавство не вимагає друку електронних документів.
«А що, як втрачу ЕЦП?»
За аналогією із втратою кредитної картки. Якщо ви забули ключ, можете пройти певну процедуру в тій структурі, де її оформлювали. Вам блокують цифровий підпис і в майбутньому ніхто не скористається ним. Проте всі попередні підписані документи не потребують нового перепідписання. Згодом ви отримуєте новий ключ і користуєтеся далі електронним документообігом.
Обмін паперовими документами поступово залишається у минулому. Сьогодні вже можна ставити підпис в електронному форматі за дві хвилини, не відходячи від ноутбуку та зберігаючи планету.