Перевинайти ретро дзвінок із замовником, організувати офлайн брейншторм з одним онлайн учасником, оживити неформальну щомісячну зустріч команди – причини трьох студенток прийти на курс Facilitation of Group Meetings. Їхні персональні запити стали кейсами, над якими працювала вся група. Які техніки допомогли провести офлайн брейншторм? Як можна заохотити команду відвідувати командні коли? Чому важливо проводити warm-up?

Студенти і замовники водночас

Півгодинна робоча зустріч, у якій беруть участь троє працівників e-commerce компанії Shopify, може коштувати їй від $700 до $1600. Компанія розробила калькулятор, що визначає вартість зустрічей, аби зменшити їхню кількість. Проте навіть важливі зібрання можуть стати «збитковими», якщо вони погано організовані.

Приклад відображення вартості зустрічі працівників Shopify в Календарі. Джерело: Bloomberg

На курсі Facilitation of Group Meetings студенти вчаться проєктувати зустрічі різного рівня складності, добирати для них техніки й інструменти, створювати сприятливу для роботи груп атмосферу тощо. Отримані знання можна використовувати буквально на наступний день, аби покращувати зустрічі в компанії, говорить кураторка курсу Олена Кізіменко. Вона сертифікований фасилітатор, працює Scrum Master та Agile Coach у Kyivstar.Tech.

«На початку курсу ми спільно формуємо перелік проблем, які спостерігали під час зустрічей. А в кінці курсу відмічаємо, з якими проблемами тепер знаємо, як впоратися», – розповідає Олена.

Студенти також можуть запітчити свої запити кураторці, щоб працювати над ним як над курсовими проєктами. Так зробили Олександра Довга із WebMeridian, Марія Швець із Jam Factory та Вікторія Супрун із And Action.

Випускники курсу Facilitation of Group Meetings

Харківська ІТ-компанія з розробки рішень для онлайн-бізнесу та електронної комерції WebMeridian хотіла «розворушити» співробітників на щомісячній зустрічі All Hands та заохотити лідів підрозділів виступали на таких зустрічах.

«На початку повномасштабного вторгнення всі офлайн традиції ми намагалися швидко й ефективно перевести в онлайн. Найбільшим викликом став загальноорганізаційний мітинг Happy Friday. В офісі це працювало як місце для неформального спілкування, обговорення проблем і запитань. В онлайні стало схоже на звіт про роботу. Не було залученості людей, а головне – розуміння, чому ми всі тут зібралися», – розповідає студентка та колишня HR менеджерка компанії Олександра.

Її одногрупниця Вікторія Супрун прийшла на курс, щоб покращити ретроспективні зустрічі із клієнтами. Вікторія працює продакшн лідом та продюсеркою в агенції And Action, яка займається створенням та продакшеном відеоконтенту. «Банально наше ретро із клієнтом не мало плану й чіткої структури», – говорить Вікторія.

Ускладненням задачі було те, що студенти мали спробувати залучити клієнта до наступної співпраці та попросити залишити відгук про спільну роботу. «Окрема особливість – відсутність проміжних ретроспектив під час реалізації проєкту, тому до моменту завершення частина інформації забувається, тож доводиться згадувати, а що відбувалося. Деталі та конкретика при цьому інколи губляться», – розповідає деталі кураторка.

Рідкісний запит – організація офлайн брейншторму. Студентка Марія Швець, яка працює старшою менеджеркою з комунікацій львівського арт центру Jam Factory, прийшла на курс, щоб провести онлайн брейншторм для формування маркетингової стратегії, адже попереду було гучне відкриття креативного простору у вересні.

«У мене було постійно бажання залучити команду до комунікації, бо в кожного є свій напрям і бачення. Однак я не знала, як це зробити ефективно й екологічно. Коли я зрозуміла, що на курсі є можливість зробити курсову роботу на кейсі власної компанії, то відразу запітчила кураторці. Адже це якраз те, чому я прийшла на курс», – говорить Марія.

Організація офлайн зустрічі не просте завдання. Потрібно наперед продумати багато деталей: правильний вибір приміщення, розстановка столів та стільців для обраних активностей, забезпечення учасників фліпчартами, стікерами, кольоровими маркерами. Потрібно також подбати про свіже повітря, продумати час та тривалість перерв, перераховує Олена.

Ще одна родзинка кейсу – один із учасників мав приєднатися до зустрічі онлайн. Тому студенти мали подбати про те, щоб і його ефективно залучити до спільної роботи.

Відгуки студентів про користь практичних кейсів

Робота в малих групах

Навчання на курсі триває два місяці. Спершу студенти вчили теорію: техніки фасилітації, робота з різними типами особистостей, вибір ice-breakers залежно від рівня зрілості групи, розв’язання конфліктних ситуацій тощо.

«Відточити навички фасилітації допомагали заняття, де ми мали швидко включитися в роль фасилітатора. Це значно прокачує твої навички. Ти також бачиш, як це роблять твої одногрупники й береш щось для себе», – розповідає студентка Марія Швець.

Отриману теорію студенти закріплювали на практиці. Група поділилася на підгрупи – по чотири людини – для роботи над кейсами. Кожна підгрупа мала спільний простір для обговорення завдання з кураторкою у Slack. «Перш за все потрібно було сформулювати, що саме буде запропоновано замовнику як результат проєкту», – говорить кураторка Олена.

Обовʼязковий мінімум – дизайн зустрічі з описом фасилітаційних технік, фрейми для спільної роботи команд, рекомендації для фасилітатора зустрічі. «Студенти самостійно домовлялися про час для командних обговорень, розподіляли між собою завдання, обговорювали результати – і так стільки разів, скільки потрібно для досягнення потрібної якості», – додає кураторка.

Безпосередньо перед захистом замовнику відбувалися презентації для кураторки та інших груп, щоб зібрати фідбек та фінальні поради. Це дозволило збагатити запропонований замовникам продукт та отримати позитивний фідбек на самому захисті.

Презентація роботи студентів над кейсом And Action

Запропоновані та втілені рішення

Усі підгрупи вийшли за рамки обов’язкового мінімуму. Для компанії And Action команда підготувала дизайн ретроспективної зустрічі із замовником і з самою командою, підготувала готові фрейми в Figma, продумала таймінги етапів зустрічі, запропонувала кілька технік на кожен з етапів. «У нас вийшло по факту дві задизайнені ретро-зустрічі. Ми також розробили рекомендації, як діяти в тій чи іншій ситуації», – розповідає Вікторія.

Студенти порадили компанії збирати інформацію для ретро протягом всього проєкту. «Ми це впровадили й тепер кожен має простір, де залишає нотатки про хід проєкту, тому зустрічі стали більш змістовними», – розповідає Вікторія.

«Це також дає можливість оперативно реагувати на проблеми тих людей, які чомусь бояться про них сказати напряму. Написати стікери в Figma для деяких безпечніше, аніж сказати напряму», – розповідає кураторка.

Традиційною частиною дзвінків And Action стали warm-up (розминки). На першому дзвінку з клієнтом йому пропонують пройти вікторину. А перед ретро зустріччю – заповнити анкету. «Це допомагає визначити його настрій та зрозуміти больові точки. Хоч ми мали успішний проєкт з клієнтом, проте ця анкета допомогла визначити, де було просідання, і чесно проговорити це, а не лише обмінятися компліментами», – розповідає продакшн лід та продюсерка агенції And Action.

Для компанії And Action команда підготувала дизайн ретроспективної зустрічі із замовником і з самою командою

Для WebMeridian студенти надали рекомендації не лише з підготовки та проведення цікавішого формату зустрічі All Hands, але і придумали, як залучити всіх до генерації ідей на тему «Що мало б відбуватися на цій зустрічі, аби ти чекав її з нетерпінням?».

«Під час генерації та обговорення ідей проявляться лідери, як і хотів замовник, і додатково сама команда висловить свої побажання. Запропоновано більш безпечний формат генерації ідей на стікерах, аби не доводилося говорити, бо для деяких учасників у формальному середовищі це непереборний стрес», – говорить кураторка.

Також команда запропонувала формат презентації своїх підрозділів для тімлідів, що дозволить залучати їх до формування контенту цієї зустрічі та більше познайомить підрозділи між собою. Як бонус студенти підготували дизайн воркшопу з покращення зустрічей в компанії.

Чи не найскладніший кейс був у підгрупи, що працювала над офлайн зустріччю з одним онлайн учасником для Jam Factory. «Команді доводилося багато дбати про механіку технік, забезпечення матеріалами та розстановкою столів тощо», – згадує кураторка.

Найкращим доказом добре виконаної роботи є проведена зустріч. Студенти подбали про формулювання запрошення на зустріч з поясненнями та інструкціями. Саму зустріч почали із запропонованого студентами warm-up. Учасники обирали свій настрій за роздрукованими картинами української художниці Марії Примаченко. Далі була креативна розминка. На кожній картинці було запитання, наприклад: «Як ти будеш залучати сімей з дітьми до наших проєктів».

Warm-up на брейнштормі Jam Factory

На самій зустрічі компанія використала техніку генерування ідей World Cafe. Вона передбачає чітко визначені місця (столи чи фліп-чарти) для обговорення конкретних тем, між якими можуть вільно переміщатися учасники. Вони мають 15-25 хвилин на обговорення однієї теми. Далі їхні ідеї доповнює інша група.

«Люди, які багато говорять в побуті, вони й багато пропонують. Решта – рідше висловлює свою думку. У нас вийшли невеликі групи по троє людей, тому кожен міг щось запропонувати. Це було дуже важливо також для новеньких працівників, адже допомогло краще роззнайомитися. Ця зустріч точно була більш ефективною, ніж традиційні брейншторми», – ділиться результатами комунікаційниця Jam Factory.

Навчання та обмін досвідом групи продовжується і після курсу. Студенти мають спільний чат із кураторкою Оленою. «Вона запропонувала провести зустріч, щоб проговорити складні ситуації в нашій роботі. У нас теж був чіткий план зустрічі і кейси. Це було ніби ще одне заняття, хоч ми вже й випустилися», – розповідає студентка.

Ми вдячні всім, хто долучився до створення матеріалу: Олені Кізіменко, Олександрі Довгій, Марії Швець, Вікторії Супрун, Юрію Остапенку.