У команді дизайн-агенції Excited десятеро осіб. Двоє з них — співзасновники агенції: CEO Анелія та дизайн-директор Олександр, решта дизайнери. Excited компактні та амбітні. За камерність свою не чіпляються і планують виважено але рости, хоча впевнені — щоб працювати зі світовими лідерами не обов’язково бути великими.

Співзасновники Excited розповіли Telegraf.Design, як влаштована їхня команда, про базові процеси та взаємодію в них. А також про роботу у віддаленому режимі й місце офісу та корпоративної культури зараз, коли ремоут полюбили навіть ті, хто раніше не уявляв собі роботи з дому.

Матеріал створено в партнерстві з агенцією Excited.

Особливості командної роботи в карантинні часи

Рік тому, з першою хвилею локдауну, Excited, як і всі команди, пішли на віддалену роботу. Коли ж здалося, що ситуація з коронавірусом послабилася, вирішили поступово відновлювати роботу з офісу. План був почати працювати разом в офісі, коли стартує проєкт: перший тиждень-два. Це значно полегшує комунікацію й допомагає швидко синхронізуватися, що особливо цінно на фазах дослідження та створення продакт-концепту.

Всі фото: Андрій Чорнобай

«В офіс приходила та команда, в якої починався новий проєкт», — розповідає Анелія, і зазначає, що в будь-якому разі рішення приходити йому чи ні, кожен дизайнер приймав сам. Зрештою команда пропрацювала в такому режимі недовго — стався новий локдаун.

Аби комунікація лишалась на потрібному рівні, в Excited активно користуються всіма потрібними інструментами: Slack, Zoom, Asana, Google Workspace. Команда адаптувалася до віддаленої роботи досить безболісно:

«Раніше ми всі працювали з офісу, але все одно спілкувалися віддалено з іноземними клієнтами. Просто до цього формату потрібно було додати й те, що тепер ми так комунікуємо один з одним», — розповідає Олександр, зазначаючи, що офлайн-зустрічі все одно замінити повністю важко:

«За ті два тижні, коли команда повернулася в офіс, я відчув наскільки легше генерувати ідеї, придумувати рішення та їх обговорювати, коли люди знаходяться в одній кімнаті. Моменти швидкого запитання, обговорення ідей трапляються значно частіше і легше, ніж це відбувається в повідомленнях у Slack».

«Процес інтерв’ювання користувачів, та команди клієнта теж значно ефективніший, коли вся наша команда в одній кімнаті — поставити додаткове питання, перекинутись поглядами, щось комусь підказати. Все відбувається живіше та динамічніше».

Команда винаймає офіс у старовинному австрійському будинку. Тут є балкон із краєвидом старого міста, де в теплий час року облаштують зону відпочинку (ще одну).

Читайте також: Як дизайн-агенція діджитал продуктів Excited сама створила собі айдентику й отримала за неї два Red Dot

Робота над проєктом: ключові етапи

Найперший етап будь-якого замовлення — дослідження. Воно триває один-два тижні й дозволяє зрозуміти проєкт, його умови та проблему, яку будуть розв’язувати. Далі робота залежить від специфіки продукту. Наприклад, редизайн чи дизайн нового продукту, містить обов’язкові інтерв’ю зі стейкхолдерами, командою клієнта, нинішніми та потенційними користувачами, також проводиться дослідження конкурентів.

«Минулого тижня ми починали роботу над новим великим проєктом. У ньому ми додатково ще робили декомпозицію фіч (функцій), щоб зрозуміти які данні є, як вони створюються, записуються, тощо. Тобто на етапі дослідження потрібно розібратися в теперішньому стані продукту, аби нічого не упустити в процесі дизайну», — пояснює Олександр.

Частиною дослідження є побудова користувацьких сценаріїв: «Перед тим як починати робити дизайн, ми робимо структуру, як це все має бути вибудувано, які кроки проходитиме користувач».

По завершенню дослідження починається стадія product concept — коли створюється концепт нової або першої версії продукту. Будується layout, навігація, й загалом візуальний вигляд перших екранів:

«Тут ми ітеративно брейнштормимо, створюємо версії й отримуємо відгук від клієнтів. Після узгодження, пропрацьовуємо все докладніше на решту фловів і поступово будуємо прототип», — розповідає Олександр.

Фонову музику в офісі Excited не вмикають. Для зосередженої роботи потрібна тиша (та ритмічні звуки мишок і клавіатур).

Коли прототип готовий, і все узгоджено, як правило наприкінці, команда проводить юзабіліті-тестування: запрошують потенційних користувачів, проводять тестування, записують результати. Всі інсайти з тестування враховують у новому дизайні.

«У випадках коли запускається новий стартап і швидкість запуску для бізнесу цінніша, ніж попередження недоліків юзабіліті, тестування можемо не проводити. Це не правило, а просто реалії, в яких перебуває бізнес і клієнт. Якщо таймлайн дуже жорсткий, про недопрацювання в юзабіліті завжди можна дізнатись й після запуску. Тоді виправляємо недоліки разом з іншими змінами, про які дізнаємось вже від реальних користувачів», — пояснює дизайн-директор Excited.

Паралельно з підготовкою дизайну готується документація й дизайн-система, яка має на меті спростити процес втілення дизайну розробниками.

Взаємодія в команді

«Ми будуємо в команді атмосферу й культуру, де співзасновники не є кінцевою інстанцією. Дизайнер, який працює на проєкті, має робити хороші рішення, і він є відповідальним за результат».

У команді Excited десятеро людей – окрім Олександра й Анелії, є ще семеро дизайнерів (один, до речі, пішов на строкову службу в армію – такий собі військовий саббатікал – але лишився у командному чатику) та HR-менеджерка, яка нещодавно прийняла офер і повертається у Львів із Кракова, де працювала останні 3 роки.

Проджект-менеджера в команді немає. Управління проєктами беруть на себе Олександр з Анелією. Олександр, як дизайн-директор, відповідає за дизайн-рев’ю, побудову процесу та стратегію проєкту. Також він активно веде комунікацію з клієнтами. Анелія координує HR процеси, займається маркетингом та все більше залучається до менеджменту проєктів (особливо тепер, коли до команди долучиться HR-менеджерка).

Кількість дизайнерів, залучених в один конкретний проєкт, залежить від його складності, таймлайну та інших чинників. Наразі Excited реалізує сім проєктів паралельно. Зазвичай за одним учасником команди закріплений один проєкт — тобто одна людина ніколи не буває залучена в п’ять проєктів одночасно. Кожен дизайнер має певну кількість завдань на тиждень із пріоритетами та цілями.

«У нас невелика команда і ми завжди знаємо, хто чим займається. Окрім інструментів, які допомагають відстежувати завантаженість, ми щодня проводимо онлайн-стендапи, де всі синхронізуються», — розповідає Анелія.

Excited планують завдання на тиждень. У понеділок спринт починається, а в п’ятницю – закінчується.

«Коли обираємо, кого з дизайнерів на який проєкт призначати, розуміємо, хто з ним найкраще впорається. Звісно, стараємося враховувати бажання дизайнерів, але ми знаємо, у кого в команді які сильні сторони. І завдяки цьому ще на початку роботи над проєктом можемо бути майже на 100% впевнені, що саме врешті зможемо реалізувати», — розповідають засновники агенції.

Секрет ефективності команди Excited:

• Дизайн-директор залучений у всі проєкти
  «Ми завжди робимо внутрішнє дизайн-рев’ю. Таким чином не буває ситуацій, коли хтось один працює над проєктом, його око замилюється, і щось лишається непоміченим. До того як показати щось клієнтові, ми це обговорюємо внутрішньо, вносимо правки, пропускаємо результат через перше коло фідбеку і покращення».
• Культура, де члени команди допомагають одне одному
  «Коли хтось має запитання, потребує допомоги, чи просто застряг. Наші дизайнери дуже часто співпрацюють, радяться і стараються вирішити це колективно. Це дозволяє значно ефективніше працювати».

Офісна бібліотека. Вона почала формуватися, коли Анелія з Олександром принесли книжки з дому: «У нас є таке хобі: скуповувати літературу, а потім не мати часу її читати». Тут є книги українською та англійською: про дизайн, лідерство, менеджмент, організаційну культуру, психічне здоров’я. Якщо хтось із команди зробить запит на книжку, її замовлять і придбають. Ведуть бібліотеку в Asana, щоби було видно, в кого яка книжка на руках, та коли вона повернеться.

Амбіції рости?

«Ми плануємо рости, але плануємо це робити дуже повільно і якісно. У нас немає амбіції бути дуже великими, але є амбіція бути крутими. Можна бути світовим лідером і працювати зі світовими брендами й з невеликою командою».

Excited набирає нових людей за потреби. А потреба збільшувати дизайн-команду вже давно є: «Інколи клієнтам доводиться нас чекати місяць у черзі. Буває, що саме через те, що їм потрібні рішення швидше, вони відмовляються від співпраці і йдуть шукати когось іншого», — розповідає Олександр.

Анелія зазначає, що в таких умовах важливо навчитися балансувати між бажанням швидко взяти когось у команду аби не втратити клієнта, і тим, щоб не поступатися цінностями:

«Є такий tricky момент між тим, коли тобі вже горить, бо є класний клієнт, якого ти не хочеш втрачати, й тим, щоб будувати якісну команду. Тут ми стараємося стримувати себе, бо розуміємо, що швидкий рекрутинг, коли ти когось береш, бо треба, врешті погано впливає на агенцію і на внутрішній стан команди. Коли агенція маленька — кожна людина в ній робить погоду. У нас потреба рости є, але через те, що ми робимо це виважено, це відбувається нешвидко».

Коли команда починає надто швидко рости, є ризики зниження якості роботи, зазначають в Excited. По-перше: є ризик того, що процеси не виростуть разом із командою. По-друге: є ризик втратити організаційну культуру. «Компанія стане зовсім іншою», — зазначає Олександр.

Читайте також: Досвід створення продуктової дизайн-агенції Excited: «Ніхто не зробить знижку на те, що це для вас вперше»

Внутрішні події та тімбілдінг

Excited часто влаштовують knowledge sharing чи воркшопи в команді й іноді запрошують зовнішніх лекторів. Після карантину планують проводити лампові професійні івенти, лекції. Звісно, з обмеженою кількістю учасників:

«У нас працюють сильні дизайнери, яким є чим поділитися. Вони можуть провести воркшопи на різноманітні теми: Google Analytics, Webflow, Protopie, ефективну роботу в Figma тощо».

В агенції вважають, що найкраще команду зміцнюють спільні активності та спілкування. В команді від початку була традиція спільних сніданків — раз на місяць хтось з команди готує сніданок і приносить його в офіс (агенція покривала витрати на продукти).

«Це класна і тепла традиція. Ми всі разом снідаємо, кожен намагається приготувати щось класне і здивувати. А періодичність раз на місяць робить це зовсім необтяжливим», — розповідає Анелія.

У Excited намагаються розвивати екоофіс: сортують сміття, замовляють воду в скляних бутлях, не користуються одноразовим посудом. У кожного в команді своє горнятко і загальний посуд, який миється у посудомийній машині (що дуже доречно в умовах ковіду)

«До карантину ми разом ходили в театр, кіно, мали тренінг з першої домедичної допомоги, неодноразово їздили в Карпати. На жаль, протягом останнього року ми майже не збирались на тімбілдинги. Але нам вдалося разом відсвяткувати день агенції: катались на лижах та бордах у Буковелі (перед тим зробили всім ПЛР-тести). А ще на червень 2020 у нас була запланована мандрівка — літній корпоратив у Будапешті. Вже були квитки на літак, обране житло. Можливо, коли закінчиться пандемія, ми таки втілимо цей задум».

Telegraf.Design працює за підтримки спільноти. Підтримуйте Telegraf.Design на Patreon.