Робота дизайнера часто оцінюється погодинно. Зазвичай це стосується фрілансерів, але використовується й у командних проєктах. Для того, щоб оцінити обсяги своєї роботи та відзвітувати перед замовником, відпрацьований час необхідно фіксувати. Розбираємося, як дизайнери трекають години своєї роботи, наскільки це ефективна практика для керівників, та яке програмне забезпечення можна для цього використовувати.
Хто використовує трекінг часу?
Згідно з минулорічним дослідженням PPV Knowledge Networks, в Україні 41% дизайнерів оцінюють свою роботу, відштовхуючися від ціни за годину праці та від вартості матеріалів. Водночас, дослідження Happy Monday показує, що майже 61% українських дизайнерів працюють або на фрілансі, або в межах агенції, яка співпрацює з різними клієнтами. Блог компанії Payoneer пише, що в середньому українські дизайнери отримують $18 за годину роботи. Лише на $1 менше, ніж американські колеги.
«Трекінг часу впливає на прозорість у роботі з собою, колегами та клієнтами. Також це самоконтроль, який має позитивний вплив на відповідальність у плануванні навантаження та випрацьовування якісного фінансового планування», – розповідає Олександр Можаєв, продюсер Wanted Agency.
Тож облік робочого часу виконує відразу кілька функцій: самоконтролю для дизайнера, звітності для клієнта та елементу планування для керівництва.
«Трекання часу, клієнтів і зароблених грошей допомагає мені в кінці кожного місяця підбивати підсумки й розуміти, на що я можу розраховувати наступного, і наскільки тоді можна бути відпочити чи напрягтися», – розповідає дизайнерка-фрілансерка Наталія Гуржій.
Водночас, є модель оплати за проєкт або фіксованого прайсу за певний елемент дизайну. Також трекінг часу не завжди використовується в inhouse-командах. Або ж використовується без прив’язки до оплати праці.
Трекінг часу: за та проти
Як серед керівників, так і серед працівників немає згоди щодо того, чи варто використовувати облік часу в проєктах, та наскільки він позитивно впливає на продуктивність.
«Я не трекаю час, оскільки хочу, щоби в команді вільні люди добровільно й із інтересом працювали над спільним завданням. Я розумію, навіщо це робити, і приймаю цю логіку. Але мені більше подобається мислити зонами відповідальності, а не годинами, та не принижувати людей жорстким контролем над продуктивністю», – каже керівник Projector та засновник Telegraf.Design Олександр Трегуб.
Облік часу роботи команди може бути «необхідним злом» у випадку, коли такої звітності вимагає замовник.
«Час потрібно заміряти в тих випадках, коли є викуплені клієнтом години. Інший випадок – коли клієнт вимагає підтвердження витраченого часу», – розповідає Олександр Кузьмічов, засновник діджитал-продакшну Lestro та співзасновник стартапу Odrey.
Олександр Можаєв має іншу позицію: «Тайм-трекінг не потрібен тому, чиї результати роботи вимірюються іншими KPI, а не відпрацьованим часом. У сейлза – кількістю угод, у журналіста – хайпом навколо його матеріалу та трафіком на сайті, у кур’єра – кількістю доставок. Для тих, чия година роботи має бути згодом «обумовлена ціннісно» має сенс задуматися над системою тайм-трекінгу».
Із позиції дизайнера все виглядає трохи інакше. «Мені здається, трекінг часу і вартості цього часу, добре тримає в тонусі – і замовника, і виконавця послуги. Коли я роблю своє оцінювання часу на завдання, я ніби вкладаю усний договір, що робота має бути зроблена за конкретний час, і я маю отримати за неї стільки-то грошей. Це убезпечить мене від того, щоби не тягнути роботу на п’ять годин упродовж п’ятьох днів, а – замовника не надсилати мені купу нових ідей та правок, які часто бувають просто недоречними», – розповідає про свій досвід Наталія Гуржій.
Як трекати час дизайнеру
Додатки для тайм-трекінгу діляться на ті, що підійдуть для особистого застосування, і для застосування в межах команди. Певне, найпопулярнішим засобом контролю над собою залишаються гугл-таблиці, але там необхідно все прописувати та трекати самостійно. А є додатки, що можуть автоматизувати процес обліку часу.
Для особистого вжитку
Ціна: безкоштовно – 2 проєкти, 1 людина; $12 на місяць – необмежений доступ.
Harvest – один із найпопулярніших додатків як для фрілансерів, так і для невеликих команд. Має простий та зрозумілий інтерфейс. Його потрібно вмикати під час виконання завдання. Є система формування звітів. Також він надає можливість ділитися своїм графіком роботи зі замовником. Часто використовується в невеликих командах.
Ціна: безкоштовний базовий план; преміум від $10 за одного користувача.
Головна особливість Toggl – інтеграції в більшість систем управління проєктами, а також зручні додатки для мобільних пристроїв. Так само, як і Harvest, вмикається вручну та вміє формувати звіти. Також у Toggl реалізована можливість закріплювати конкретні завдання за відповідальними.
Ціна: від $5 на місяць.
Timely відрізняється від попередників тим, що записує час роботи в автоматичному режимі. Тобто цей додаток сам розрізняє, що відбувається в пристрої користувача й наприкінці дня формує звіт, де категоризує все, що зробив користувач.
Для команд
Ціна: безкоштовний перший місяць, $29 на місяць за 10 користувачів і 10 проєктів; $49 на місяць за 20 користувачів і 20 проєктів.
Worksection – українська система менеджменту проєктів, з багатьма функціями: від створення ієрархій проєктів та завдань до автоматичної діаграми Ганта. Worksection – ледь не єдиний таск-менеджер із вбудованим тайм-трекером. Трекінг прив’язується до конкретних задач, запускається вручну та може мати інформацію про вартість години праці в цьому проєкті. Підійде для команд, які хочуть використовувати трекінг часу, але ще не мають системи управління проєктами. Окрім того, підтримується українською, російською та англійською мовами.
Ціна: від 100 грн на місяць за працівника.
Yaware – українська розробка, яка в автоматичному режимі записує все, що роблять працівники за робочими пристроями, та формує для керівників звіт. Залежно від вартості плану дозволяє поглиблювати інтеграцію в інші системи управління проєктами та надає більший доступ до вмісту екрану працівників.
Ціна: безкоштовно для 5 користувачів, але без інтеграцій; $5 на місяць за працівника.
Everhour не є самостійною системою управління проєктами, але робить акцент на інтеграції в найпопулярніші таск-менеджери: Asana, Trello, Basecamp, JIRA. Компанія наголошує, що інтеграція Everhour в проєкти майже не потребує додаткових налаштувань та перелаштування проєктів під тайм-трекінг.