Статті
Як дизайнеру підписувати документи, не відходячи від ноутбука
Поради юридичного інженера щодо електронного документообігу
19 листопада, 2019
Микита Підгайний
СЕО Bot&Partners, юридичний інженер Опендатабот

Уже не потрібно друкувати документи, відправляти їх поштою та чекати тижнями свій екземпляр та оплату послуг. Є зручніший та ефективніший спосіб підписання документів — в електронному вигляді. Так, і це законно вже більше десяти років!

Як отримати цифровий підпис, якими сервісами користуватися і що показувати податковій, пояснює юридичний інженер Опендатабот і співзасновник Bot&Partners Микита Підгайний.

Як перейти на електронний документообіг?

Електронний документообіг підходить і дизайнерам, у яких мало клієнтів, і тим, у кого проєктів багато. Останнім не потрібно буде переводити в електронний формат уже накопичені документи.

Перше, що потрібно, — оформити електронний цифровий підпис (ЕЦП). Будь-який документ, на який накладено ЕЦП, має таку саму юридичну силу, як і документ з вашим власноручним підписом. Простою мовою — це електронна заміна вашого підпису від руки.

Як отримати електронний цифровий підпис і де його зберігати?

Електронно-цифровий підпис можна оформити:

  • Через Приват24, якщо ви є клієнтом Приватбанку. Це займе хвилин п’ять.
  • Або у будь-якому акредитованому центрі сертифікації ключів (АЦСК). Вони є в податкових.

Зберігати свій електронний цифровий підпис з технічної точки зору можна на комп’ютері чи на флешці. Однак найбезпечніший варіант — користуватися спеціальним захищеним носієм, що не дозволить нікому скопіювати вашу інформацію та ЕЦП.

Ваш ЕЦП захищений паролем, тому ним зможе скористатися будь-яка людина, яка знає цей пароль. Це як з банківською картою — зняти гроші ви можете з карткою та паролем. Тому до свого ЕЦП варто ставитися так, як і до іншої особистої секретної інформації.

Як підписати перший документ?

Коли ви вже отримали ЕЦП, потрібно вибрати систему електронного документообігу. Ми у Bot&Partners користуємося двома сервісами, на яких можна захищено підписувати, обробляти та зберігати електронні документи:

  1. Вчасно — найпростіша і найзручніша система для роботи з електронними документами. Здебільшого користуємося саме ним.
  2. Paperless — не менш зручний та надійний сервіс для компаній і підприємців з обміну документами в електронній формі між собою. Ним користуємось на запит клієнта.

Принцип підписання один: усе, що потрібно — це просто перейти на один із сайтів, завантажити документ і підписати своїм ЕЦП. Далі він автоматично відправляється клієнту. Після другого підпису документ набирає повну юридичну силу, тотожну паперовому. Тобто — стає оригіналом.

Де зберігати документи?

Документи в електронному вигляді зберігаються в системі, яку ви обираєте для роботи. Доступ до них у вас буде 24/7. Крім того, для надійності можна експортувати документи собі на Google Диск чи на будь-яке інше сховище.

Найпопулярніші міфи навколо електронного документообігу

«А це законно?»

Здебільшого виникають сумніви щодо законності та безпеки використання ЕЦП, а дарма. Електронний документообіг дозволений українським законодавством уже 16 років і регулюється законами «Про електронні довірчі послуги» та «Про електронні документи та електронний документообіг».

«А що показати податковій?»

У разі будь-якої перевірки з боку державних органів ви можете представити електронний документ. Він не втрачає юридичної сили тільки через те, що електронний (ст. 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»). Крім того, якщо захочете, завжди зможете роздрукувати потрібні документи.

«Однаково потім друкувати»

Електронний документообіг якраз і створений для того, щоб не друкувати ці ж самі документи. Законодавство не вимагає друку електронних документів.

«А що, як втрачу ЕЦП?»

За аналогією із втратою кредитної картки. Якщо ви забули ключ, можете пройти певну процедуру в тій структурі, де її оформлювали. Вам блокують цифровий підпис і в майбутньому ніхто не скористається ним. Проте всі попередні підписані документи не потребують нового перепідписання. Згодом ви отримуєте новий ключ і користуєтеся далі електронним документообігом.

Обмін паперовими документами поступово залишається у минулому. Сьогодні вже можна ставити підпис в електронному форматі за дві хвилини, не відходячи від ноутбуку та зберігаючи планету.

avatar
Микита Підгайний
СЕО Bot&Partners, юридичний інженер Опендатабот
Колонка

У нас є ще дещо для вас