«Мотивувати співробітника і не образити його» — приблизно так більшість менторів бачать концепцію зворотного зв’язку. Загалом це правильний підхід, але щоб фідбек був дійсно ефективним, вам слід ретельно готуватися до розмови зі співробітником.

В IT-сфері всі знайомі з концепцією performance review і відповідними нюансами: як вдало підібрати момент, врахувати всі тонкощі у формулюванні відгуку. Я хочу поділитися кількома порадами, які свого часу допомогли мені, а тепер і вам можуть стати у пригоді.

Навіщо потрібен фідбек

Функція фідбека здається очевидною, але дещо важливе варто все-таки зауважити. Відгук про якість роботи команди та її окремих учасників розв’язує одночасно кілька завдань:

• Отримати хороший кінцевий результат. Базова ціль — якісно виконати роботу, зробити хороший продукт за всіма вимогами замовника. Якщо ваш фідбек містить розбір допущених помилок, цим ви допомагаєте спеціалісту зрозуміти, на чому варто загострити увагу в майбутньому.
• Навчати новачків і розвивати команду. Просто вказати на помилки — це не фідбек. «Не роби так, а зроби ось так» не працює. Обов’язково поясніть спеціалісту, чому виконана ним робота не відповідає бажаному результату, і навіщо потрібно це виправити. Тільки так людина зможе навчатися на своїх помилках і професійно зростати: за наявності регулярного і чіткого фідбека від ментора.
• Згуртувати колектив і побудувати довірливі стосунки в команді. Грамотно організований та систематичний зворотний зв’язок, який відбувається у доброзичливій атмосфері, покращує взаємодію в колективі. А там, де є щирість і довіра, легше знаходити спільну мову з різними людьми та разом досягати поставленої мети.

Коли я починав свій шлях дизайнера, то мав дуже поширену проблему всіх новачків — неуважність. Наприклад, під час малювання кнопок для інтерфейсу, я міг десь закруглити кути, а десь — забути про це. Досвідчені колеги регулярно звертали на це мою увагу.

Завдяки нагадуванням я став більш організованим. Я почав робити чеклисти та дизайн-системи з перевикористанням однакових компонентів, в яких є непорушні правила. Потім я вже міг взятися за складніші проєкти, де системність відіграє важливу роль.

Деякі сприймають негативний фідбек як особисту образу. Ментор має пояснити підлеглому, що роботу він виконує не для себе, не для того, щоб «повісити на стіну вдома та милуватися». Результат роботи має відповідати бізнес-цілям компанії та влаштовувати кінцевих користувачів. Зворотний зв’язок спрямований насамперед на досягнення бажаного кінцевого результату. Досвідченим фахівцям це зрозуміло, а от новачкам краще зайвий раз нагадати.

Як часто потрібно давати фідбек

Фідбек має бути регулярним — це аксіома. Періодичність залежить від рівня знань кожного спеціаліста, а також від складності проєкту. Можливо, клієнт сам часто вносить зміни у технічне завдання, і це впливає на роботу всієї команди. Тоді виникає потреба постійно синхронізуватись на окремих етапах роботи. Або інша ситуація — замовник хоче частіше дивитися проміжні результати. В такому разі ви домовляєтесь про частоту фідбеків спершу з клієнтом, а потім спілкуєтесь напряму з виконавцем роботи.

Що може стати приводом для розмови?

• Виникла проблема при виконанні завдання;
• З’явився негативний відгук клієнта щодо якості роботи конкретного спеціаліста;
• Є запит на фідбек від самого фахівця з проханням оцінити його навички, дати поради щодо подальшого розвитку.

Фідбек потрібен не тільки для усунення певних проблем у роботі. Заслужене схвалення мотивує людину і допомагає повірити у свої здібності. Я можу вказати на помилки в одній області макету, а про іншу область нічого не сказати, тоді зрозуміло, що там все добре. Однак це не всім очевидно, тому краще проговорюйте переваги, особливо з початківцями. Шукайте золоту середину: не варто будувати комунікацію на постійному пошуку чогось позитивного. Зрештою, якісне виконання роботи і так має бути кінцевою метою і маркером оцінки для спеціаліста.

Готуємось до розмови — на що звернути увагу

На мій погляд, ментору слід врахувати такі ключові моменти:

• Емоції. Фідбек має бути позбавлений емоційності. Варто розрізняти власне ставлення до людини та її роботи. Неприпустимими є упереджене ставлення до співробітника через його репутацію, оцінюйте конкретний проєкт, завдання або звітний період. Не порівнюйте людину з іншими членами команди, особливо з фахівцями різного рівня та досвіду. Це позбавляє ваш зворотний зв’язок цінності в очах співрозмовника.
• Факти. Будуйте свій відгук на чітких фактах та аргументах, які можуть підтвердити вашу оцінку. Для цього подивіться минулі проєкти співробітника, згадайте його досягнення та невдачі, те, яким чином йому вдалося покращити свою напрацювання. У голові у вас зазвичай зберігаються останні два-три тижні роботи, але для якісного фідбека оцінювати треба прогрес — скажімо, за пів року.
• Структура фідбека. Продумайте план бесіди та виділіть опорні точки. Зворотний зв’язок має бути достатнім за обсягом, адже короткий фідбек не дасть розкрити всі деталі. Натомість надто великий потік інформації людина просто не може нормально сприймати — шукайте баланс в об’ємі відгуку.
• Формулювання думок. Не тисніть на фахівця і не нав’язуйте свою думку, не варто лаяти і звинувачувати людину. Мета вашої бесіди — допомогти спеціалісту стати кращим, надихнути, мотивувати його. Створюйте комфортне середовище для розмови. «Мені здається, тобі варто звернути увагу на…», «Спробуй покращити такі моменти…», «Твоє ставлення до завдання мене турбує…» — так звучать фрази, які доречно використовувати. Вони навчать людину правильно аналізувати свою роботу та краще розуміти суть проблеми.

А тепер хочу навести кілька технік, які допоможуть вам конструктивно та без оціночних суджень сформулювати фідбек. Існує популярна модель — «правило сендвіча». Відповідно до неї, зворотний зв’язок містить три етапи:

• Початковий позитивний меседж. Виділіть гарні моменти в роботі людини — нехай навіть мінімальні успіхи. Це покаже, що ви визнаєте старання фахівця, і це налаштує співробітника на гарний настрій для подальшої бесіди.
• Критика. В основній частині розмови окресліть проблемні зони — те, що фахівцеві треба покращити. Не варто використовувати зворот: «Ти молодець, але…». Так ви знівелюєте усе позитивне, що було сказано на початку.
• Мотиваційний позитивний меседж. Завершувати розмову слід із конкретними пропозиціями, як людина може краще виконувати роботу. Висловіть впевненість, що це завдання спеціалісту під силу, і що він на правильному шляху.

Ще один цікавий підхід — A-E-I-O-U. Цей акронім означає концепцію позитивної інтенційності — розуміння того, що людина хоче допомогти, а не йти на конфлікт. Цей підхід можна використати як план розмови:

• A (acknowledge). Для початку визначте позитивні прагнення співробітника та озвучте їх: «Я знаю, ти дуже намагаєшся», «Я бачу, що ти хочеш виконати задачу якнайкраще» тощо.
• E (express). Опишіть виявлену проблему. Почніть із фраз на зразок: «Мене непокоїть, що…». Покладайтесь лише на приклади виконаної роботи.
• I (identify). Ідентифікація стосується цілей, які ви бачите наприкінці роботи над помилками. Ваші поради щодо правок мають бути конкретними та однозначними.
• O (outcome). Після опису бажаних правок поділіться зі спеціалістом власним баченням результату. Згадайте можливі переваги від досягнення вдалого результату для всіх учасників процесу.
• U (understanding). Насамкінець переконайтеся, що людина вас правильно зрозуміла. Дозвольте фахівцю висловити своє бачення подальших дій чи альтернатив.

У своїй команді я проводжу бесіди one to one за потреби — коли бачу, що давно не спілкувався з колегою. Це допомагає бути в контексті. Мені, як ментору, важливо вчасно помітити, що не вдається дизайнеру, яка йому потрібна допомога, як він хоче розвиватися. Частіше говорю з Junior-спеціалістами, бо їх треба постійно направляти, пояснювати тонкощі, які прийдуть до них лише згодом на практиці.

Я рекомендую давати деталізований фідбек дизайнерам-початківцям. На зразок: «Тут краще збільшити шрифт, бо він погано читається». Фахівцям з досвідом зрозуміло буде і короткого «Подумай над шрифтом, тут явно є проблеми». Заодно перевірете, наскільки високий рівень його\її знань.

Щодо більш досвідчених дизайнерів, то вони доволі самостійні. Зазвичай вони звертаються за порадою, коли їм це справді потрібно. У більшості випадків вони вдало знаходять рішення самотужки і приходять вже з готовим дизайном. Тоді й розмова постає більш предметною.

З досвідом я зрозумів, що дизайн — це багатогранна сфера. Одне завдання можна вирішити різними способами. Тому треба визнавати право на хорошу ідею, навіть якщо вона вам не близька. Саме в цьому полягає мета нашої з колегами ініціативи NIX Design Review. Ми пропонуємо дизайнерам-початківцям надіслати нам свій проєкт у Figma, після чого наші експерти з веб-дизайну перевірять роботу і дадуть технічний фідбек. Такий формат дозволить початківцю поглянути на свою роботу очима досвідченого професіонала та зрозуміти, що він може покращити.

Тема надання фідбека дуже обширна і не вичерпується наведеним переліком порад. Крім того, відгук ментора може стосуватися не лише прямих обов’язків фахівця, але й його навичок. Своїм колегам-дизайнерам я намагаюсь час від часу нагадувати про важливість регулярного спілкування — із замовником, командою розробки, користувачами, одне з одним у команді.

Я не можу змусити людину бути більш товариською. Це риса характеру, і цьому складно навчити. Але завдяки регулярному фідбеку спеціаліст розуміє, де він «не дотискає» — це стає основою професійного зростання.

Telegraf.Design працює за підтримки спільноти. Підтримуйте Telegraf.Design на Patreon.