Статті
Перша зустріч із потенційним іноземним клієнтом: як організувати й провести
Поради від Vintage Web Production
11 травня, 2022
Євген Кудрявченко
Директор у Vintage Web Production

Євген Кудрявченко, власник студії Vintage Web Production, поділився порадами та написав базовий скрипт як розпочати взаємодію з потенційним клієнтом з закордону: призначити та провести першу зустріч.

До 24 лютого у портфелі Vintage Web Production було зовсім мало іноземних клієнтів, відсотків 10. «У цьому напрямі ми не диверсифікувалися», — каже Євген, пояснюючи, що студія працювала над амбітними та глобальними проєктами для українського бізнесу, і на їхньому фоні ті проєкти, які вони отримували від іноземних замовників, були менш цікавими.

Та з дня повномасштабного вторгнення рф на територію України ситуація з бізнесом сильно змінилася: «У нас зупинилися майже всі проєкти. Десь із 15 — 20 березня ми відновилися на відсотків 20. Решта проєктів заморожені, зупинені або скасовані». Такі умови дуже мотивують шукати іноземні замовлення.

Нижче пряма мова Євгена.

  • Як було до 24 лютого 2022:
    Останні декілька років ми були сфокусовані на ринок України. Ми звикли зустрічатися наживо, переписуватися в Telegram, ну і звісно, користувалися силою бренду, яку накопичували 15 років. І якщо чесно підзабили навіть на англійську версію сайту та всілякі клатчі і біханси, бо і на внутрішньому ринку вистачало роботи.
  • Як зараз:
    Ми майже ноунейм для світу і починаємо як молодий стартап шукати «щастя за бугром». Тому спочатку йшло туго. Та шляхом експериментів я прийшов до більш-менш результативної моделі.
  • Чи допомагає «мода на Україну»:
    Допомагає. Але вона не гарантує контракти.
    Та я відчуваю, що зараз проводити перші зустрічі легше, і можна побудувати емпатичний зв’язок, якщо збігаються цінності і якщо гідно себе подати. Показати, що ми незламні, що ми боремося і воюємо не лише на полі бою, але й на економічному фронті. Не впадати в історію «ми бідні-нещасні, допоможіть». Я завжди кажу, що ми не просимо донейшн, а хочемо створити вам хороший продукт.
    Раніше зустрічі починалися досить холодно і до нас часто ставилися, як до жителів країни третього світу, але зараз вони вже знають, що таке Україна.

Модель першої взаємодії

Етап 1. E-mail

E-mail там головний. Спілкування переходить у месенджери вже тільки тоді, коли налагоджені довгі та теплі стосунки. Тому потрібно мати красиву корпоративну пошту. Перевірити, щоб Імʼя та Прізвище та всі підписи були латинськими літерами. Я навіть експериментую зі своїм ім‘ям, щоб дізнатися як легше читати, бо за паспортом я Ievgen – важко, пробував Evgen – важко. Зараз зупинився на Eugene. Хоча, як мені підказали, в різних країнах вимова різна: Єжен (фр.), Ойген (нім.), Юджин (англ.) тощо.

Тому якщо ви Максим, вам пощастило: пишіть Max та насолоджуйтесь, а якщо  вас кличуть Щастислав – то, мабуть, варто взяти робочий псевдонім 😉.

Коли є звернення від клієнта, то лист-відповідь ми будуємо за шаблоном:

  • Привітатися та представитися.
  • Розповісти про компанію. 2-3 речення: який основний профіль, скільки років ви працюєте, чи скільки проєктів зробили, може ще щось видатне.
  • Підтвердження експертизи відповідно до запиту – 2-4 речення.
    Наприклад, якщо шукають дизайн застосунку, можна описати одним реченням досвід у цій сфері та дати посилання на одну-дві роботи. Якщо запит загальний, то ми просто даємо посилання на шоуріл та посилання на портфоліо.
  • Пропозиція зробити онлайн зустріч на 30 хвилин і посилання на вашу сторінку букінгу зустрічей на calendly (що це читай нижче).

До цього ми писали довгі листи. Про модель роботи, етапи створення, нагороди та інше, але поки бачимо, що невеликий лист на пів А4 краще конвертує у зустрічі.

Рейти у листа додаємо: 1) якщо був на це прямий запит або  2) якщо відчуваємо, що клієнт шукає дуже дешеве рішення.

Етап 2. 𝗦𝗰𝗵𝗲𝗱𝘂𝗹𝗲 𝗮 𝗠𝗲𝗲𝘁𝗶𝗻𝗴

Далі з пошти клієнта потрібно перевести на особисту розмову, це збільшує шанси взяти хороший контракт. Для першої зустрічі зазвичай використовую Google Meet, хоча особисто більше полюбляю Zoom. Але Meet там популярніший та чомусь для першої зустрічі вони його вважають більш безпечним.

Процес призначення зустрічі в месенджері займає кілька швидких повідомлень:
Коли зручно? А може тоді? Добро, домовилися.

Та в листуванні, враховуючи різницю в часових поясах, цей метод працює погано, і може тривати дні та зрештою вилитися у втрату ліда. Тому найкраще використовувати рішення, де клієнт може відразу забукати зручний час у вашому календарі. Це скорочує переписку на 2-3 дні.
Всі ілюстрації: Євген Кудрявченко

Я користуюся сервісом Сalendly. Там можна задати дизайн вашої особистої сторінки. Скласти гнучкий графік на щодень. Він автоматично формує лінк на Google Meet і відправляє його мені та клієнту, також додає подію в календар і нагадує про зустріч. Коштує все це $15 на місяць.

Головна перевага сервісу — він адаптує часовий пояс під клієнта. Тобто у тебе зустріч на 18, а у клієнта з Америки буде зустріч на 10 ранку. Погодження та факапи з часовими поясами — це завжди біль. А тут все робиться автоматом.

Етап 3. 𝗣𝗿𝗲𝗽𝗮𝗿𝗶𝗻𝗴 𝗳𝗼𝗿 𝗮 𝗩𝗶𝗱𝗲𝗼 𝗖𝗮𝗹𝗹

Знайти тихе місце та ще з гарним фоном зараз ще той квест, тому використовую віртуальний корпоративний бренвол. Щоб мати гарне зображення (якість картинки на першій зустрічі має бути перфект), треба добре освітлення, яке інколи важко видавити в тому куточку, де ви сховалися від дітей та шуму. Тут на допомогу приходить світло для вебкамери. Я використовую Vijim VL69, бо в неї зручне кріплення на кришку макбука і можна керувати тепловою температурою. Але насправді підходить будь-що, якщо ви знайдете як його швидко і зручно монтувати. Вартість світла — $25-50. Звук беру з Air Pods: знову ж таки, в них тихіше чути двох дітей, що бігають по хаті. З таким комплектом можете виходити на дзвінок хоч з туалету:).

Етап 4. 𝗠𝗲𝗲𝘁𝗶𝗻𝗴

Найкраще для першої зустрічі пропонувати 30 хвилинну розмову. По-перше, вони не будуть боятися, що втратять багато часу, бо година це забагато, а за 15 хвилин нічого особливо не встигнеш. Клієнти з Америки дуже дисципліновані щодо часу: їм потрібно знати час завершення розмови, бо після вашої вже буде стояти інша зустріч. Тож ваш прямий обов’язок – вкластися у забуканий час, краще навіть у 25 хвилин. Буває, зустріч триває довше з ініціативи другої сторони, тоді наприкінці визначеного часу краще спитати: «Ми домовлялися поговорити 30 хвилини, але бачу, нам є що обговорити, вам буде зручно договорити зараз, чи забукаємо ще одну зустріч?»

Сценарій зустрічі:

  • Привітатися.
  • Якщо вони самі підняли тему України, то поспілкуватися 2-5 хвилини. Часто питають, чи ми в безпеці – зазвичай, просто переживають, чи можна нам давати проєкт. Тут короткі відповіді – і до справи (ми кажемо як є: ми на заході України, і тут більш безпечно, і що можемо перший етап зробити з пост оплатою).
  • Є клієнти, котрі виражають слова підтримки, розповідають, як збирали для України речі-кошти – тут треба трошки довше поспілкуватися, вони люблять історії та взагалі деталі. Я обрав шлях не жалітися, а казати, що ми віримо у перемогу і поки наші хлопці воюють, ми запускаємо економіку і починаємо працювати, щоб скоріше потім відбудувати Україну.
  • Пропоную зробити коротку презентацію компанії. У мене це 8 слайдів із посиланнями на проєкти та відео. Відеоролики не показую, бо часто у клієнта вони ідуть ривками і змазується весь кайф, тому прошу, щоб самі потім подивилися. Презентація 3-4 хвилини. Додатково, якщо вже знаю щось про проєкт клієнта, показую 1-2 реалізованих проєкти з його, або близької, ніші. Звісно, презентація, всі посилання і зображення — відкриті у браузері, ще до початку зустрічі.
  • На хвилині десятій ви вже маєте запитувати у клієнта про його проєкт та задачу (дуже важливо не розтягувати свою презентацію). Планую для себе так: 5-7 хвилин розповідають вони, і 5 хвилин — на запитання.
  • Останні 5-7 хвилин, це вже організаційні питання. Я розповідаю, як ми працюємо, які в нас рейти, терміни тощо. Хоча часто потенційні клієнти самі ставлять питання, які їх цікавлять. Останній просив пояснити, чому ми малюємо в Figma, бо в його світі всі малюють в Abobe XD %).
  • Кінець розмови — це завжди фіксація наступних кроків: коли вони наддадуть фідбек, або що їм треба підготувати та вислати тощо. Колл без фіксації дій і наступних кроків – це просто змарнований час.

Етап 5. 𝗡𝗲𝘅𝘁 𝗦𝘁𝗲𝗽𝘀

Після колу вислати все, що наобіцяли. Вести результати в CRM (раніше були на AMOcrm зараз вже місяць користуюся Pipedrive), додати в CRM нагадування пінгонути клієнта за 2-3 дні, якщо вони самі не відповідають.

Якщо вже є контакт та додаткові запитання від клієнта, то дотискати листами або ще одним дзвінком (вже на годину), де все погодити й починати роботу.


Читайте також: Курс українського креативу на Захід: Інтерв’ю з Володимиром Смирновим, Spiilka Design Büro


Звісно, головне питання, на яке я не дав відповіді: «Де брати лідів?».

Ми поки самі в пошуках. Щось дає SEO та сайти з нагородами, найбільше обробляємо партнерських запитів (агенції з більшим рейтом кидають нам лідів, які не тягнуть їхні рейти). У довгостроковому плані будь-який канал, який ти розвиваєш довгий час, працює та дає лідів. А от як зробити, щоб вони вже були завтра – це питання нетворкінгу, нестандартного підходу та фарту. Чого усім бажаю!

Окрема подяка Fireart Studio (Poland), які після початку повномасштабної війни, коли я взагалі був розбитий, самі запропонували партнерку і давали поради з будь-яких питань. Без вас цього допису не було б.

 


Telegraf.Design працює задля креативної спільноти. Нас можна підтримати на Patreon або стати нашим партнером

avatar
Євген Кудрявченко
Директор у Vintage Web Production
Колонка

У нас є ще дещо для вас